為提升行政同仁在公文作業上的專業能力，並因應新版公文系統即將於114年9月正式上線，本校於8月28日下午舉辦「公文作業系統進階功能操作教育訓練」。本次課程採取實體與線上同步方式進行，吸引293位同仁參與，期望藉由實際操作與安全觀念的分享，讓同仁能更加熟悉公文處理流程，並強化資訊安全意識。
課程由傑印資訊都講師與秘書處文書組陳玉娟組長共同主講，從新版筆硯公文製作系統的功能切入，詳細介紹發文登錄、附件上傳規範、會辦流程及主管與秘書的陳核功能，並以案例操作方式，說明展期、回覆期限與限閱設定等實務中常用的功能，協助同仁在日後的工作中更加得心應手。講師同時提醒，涉及個資的附件務必加密或改以紙本文寄送，避免資料外洩。
在文件安全的部分，電算中心同仁賴愛姍以簡單明瞭的方式，說明不同情境下的文件加密作法。分別介紹了 Office 文件密碼保護、PDF 加密、ODF 檔案加密，以及最常用的 7-Zip 壓縮檔加密，並進一步延伸到隨身碟與筆電的資料防護方法，例如 BitLocker與VeraCrypt的應用。透過實例的示範，讓同仁理解如何依需求選擇適合的加密方式，以確保資料傳遞與保存的安全。
本次教育訓練不僅讓與會同仁熟悉新版系統的操作流程，也提升同仁們在文件安全上的敏感度，課程過程互動良好，參與同仁皆表示收穫豐富，對未來處理公文與檔案安全更具信心。活動最後在「凡是對機即是好」的靜思語中圓滿落幕，展現出慈濟大學在專業行政與資訊安全精進上的持續努力。