在數位轉型的浪潮下，行政流程的自動化與團隊協作的優化，已成為提升組織競爭力的重要關鍵。本次【資訊教育訓練】：SharePoint 網頁式協作與文件管理平台，課程以實務操作為導向，協助同仁掌握 Microsoft 365 平台的核心工具，進一步建構高效能的數位工作模式。課程由君邑資訊的林士傑老師主講，透過四小時的實作練習，同仁們不僅了解 SharePoint 與 OneDrive 的檔案管理功能，更實際操作 Planner 的專案進度規劃，體會到數位平台如何融入日常工作。這堂課程的安排，充分呼應目前單位推動智慧化辦公的方向，對提升團隊效率具有積極意義。
課程的第一部分，聚焦於 SharePoint 與 OneDrive 的檔案分享管理。透過示範與練習，同仁熟悉了檔案的上傳流程、連結設定，以及分享權限的管理機制，這對於保護資料安全與資料協同合作同樣重要。更值得一提的是，線上編輯與共同編輯的功能展示，讓同仁體會到團隊可以在不同地點、同一時間內同時修改文件，大幅提升協作效率。第二部分則延伸至 SharePoint 的網頁工具運用，同仁嘗試以文件夾結構管理資料，並利用清單工具處理任務或範例實作管理財產盤點細項資料，這種結合資料庫思維的管理模式，使繁瑣的行政工作更為清晰、有序。
進入課程的後半段，講師帶領同仁認識 Planner 的專案進度管理。透過建立任務清單、分配責任人、設定到期日，再搭配不同檢視模式檢閱任務狀態，同仁逐漸掌握專案管理的脈絡。這部分特別受到行政單位同仁的重視，因為在跨部門協作與計畫追蹤的情境下，傳統的 Excel 表單或紙本追蹤往往效率低下，而 Planner 的視覺化進度管理，則提供了更直觀且具彈性的解決方案。許多同仁反映，這樣的工具能與 Teams 及 SharePoint 結合使用，形成一個完整的協作共享系統，對於日後推動大型專案將有相當助益。由此可見，本次課程不僅傳授了軟體操作技巧，更讓同仁實際感受到數位工具對日常工作的價值與影響。
在學習體驗方面，本次課程共有 30 位同仁參加，整體滿意度高達 9.3 分。從同仁的回饋可見，多數人認為課程對工作具有實質幫助。例如，有同仁提到，利用 Planner 訂定專案進度，能讓團隊分工更具透明度；也有人指出，藉由 SharePoint 與 Teams 的結合，溝通與協作變得更為順暢。此外，課程中雖以 SharePoint 為主題，但講師同時融入了 Excel 快捷操作與工具應用，讓大家收穫更多元。有些同仁直言「每次上課都會學到新東西」，這正反映教育訓練的價值，不僅在於工具技能的習得，更在於激發同仁對數位應用的探索動機。這些回饋也顯示，課程成果已逐步內化為可延伸至行政作業的效益，為後續智慧化流程的推動奠定基礎。
然而，課程仍有可持續優化之處。根據回饋，有四位同仁覺得課程內容稍有難度，顯示不同同仁對數位工具的熟悉度差異，可能影響學習效果。因此，未來可考慮在課程中設置分層次的操作練習，或於課後提供簡明的教學手冊，幫助同仁循序漸進地熟悉功能。同時，有同仁建議能增加 AI 應用的課程，這不僅符合目前科技發展的趨勢，也能延伸本課程「智慧協作」的核心精神，使同仁將 AI 與 Microsoft 365 結合，創造更多工作效益。整體而言，本次訓練不僅深化了同仁對 SharePoint 及相關工具的理解，也具體展現數位行政的可行性。未來若能持續規劃進階課程，並將所學應用於校務各環節，必能逐步打造高效、智慧且具前瞻性的數位治理環境。