凌亂文件到一鍵追蹤：產學合作管理的數位新篇章
本校「產學合作計畫系統」去年10月正式上線，為協助教師更加熟悉產學合作計畫申請流程、系統功能及操作，研發處特別舉辦說明會。
系統建置前，全校每年平均約有600件產學合作計畫，案件量龐大，主要以Excel人工記錄與紙本作業為主，不僅耗時，且資料難以即時查詢與追蹤，經常面臨資料散落、流程繁瑣等問題。產學合作計畫的管理就像在解一場沒有終點的拼圖——紙本申請、合約、核定函、經費表散落在各個資料夾裡，老師與行政同仁每天都在追文件、確認簽核進度，不僅耗時，也容易造成延宕或錯誤。
現下，只要開啟「產學合作計畫系統」，所有流程一目了然、即時追蹤。這場從紙本到數位的轉變，自去年十月正式上線以來，不僅是流程的升級，更是學校推動行政智慧化的重要一步。本次說明會除共同瞭解產學合作計畫的定義、申請重點及系統的操作，亦說明因應教育部最新法規所進行的系統調整與優化。同時特別邀請人資處、會計處、電算中心到場，針對老師常見的人事、經費、系統等相關問題進行說明及解答，期能全面協助老師釐清疑慮推動計畫執行。
整場說明會共分三個部分：
第一部分說明產學合作計畫的定義、認列方式與獎勵制度；
第二部分介紹計畫系統分類與架構流程；
第三部分則由專人示範系統實際操作。
老師們最常問的問題「我的計畫是不是產學合作？」、「要怎麼申請？要準備哪些資料？要注意什麼事項？」在說明會中都獲得答案。
活動中，以校庫：雲林科技大學受古坑鄉公所委託設計「咖啡步道」案例，說明該案因結合專業技術並促進地方產業發展而被認列為產學合作案。
研發處以原慈濟科技大學系統為基礎，依據教育部規範與校務資料庫績效及實際作業需求，建置「教師個人產學合作計畫系統」與「單位產學合作計畫系統」兩條申請路徑。從文件檢附、流程簽核、請款到成果上傳，系統都能自動提醒、線上追蹤，大幅減少人工記錄與紙本文書，節省時間並降低錯誤率。未來在校務資料填報時，也可自動比對，減少遺漏。
自114年10月系統正式上線以來，教師回饋多為正向。系統的導入，讓案件從申請到結案的每個節點都有跡可循，也大幅提升行政效率。以往需要人工簽核、人工通知的流程，現在都能自動完成；像是請款提醒、成果上傳、獎勵金申請等重要時點，系統都會主動發信通知。這樣的自動化設計，不只是方便，更讓行政透明度提升，減少退件與誤填，提升整體計畫成功率。同時也實踐了永續發展的理念，減少紙張與人力浪費，真正實現「行政效率」的精神。
本次說明會師長及同仁們收獲很多反應良好，未來，系統將持續優化，並與研究管理、教師評鑑等系統串接整合，藉由此系統整合期待讓每一件產學合作計畫都能更順暢、更具效率，也讓學校的研究能量被看見、被運用，帶來新的契機。