為了讓校內行政流程更具效率與精準度，並協助同仁掌握新時代人工智慧的應用趨勢，本校於114 年11 月7 日舉辦「AI 高效製作會議記錄」教育訓練課程，邀請君邑資訊有限公司王錦宏總監蒞校分享。本次活動吸引來自各單位的行政同仁與主管報名參與，現場氣氛熱絡，互動頻繁，充分展現同仁對數位轉型議題的高度重視與學習熱忱。
活動一開始，王總監以生動的實例引領學員思考AI 如何成為行政工作的助力。他提到，會議記錄雖看似簡單，卻是行政溝通與決策追蹤中最關鍵的一環。傳統人工聽打與整理過程不僅耗費時間，也容易出現遺漏與不一致的問題。隨著人工智慧技術的發展，AI 能協助自動辨識語音、生成文字、摘要重點，甚至整理出結構完整的正式會議紀錄，讓行政作業從「人力密集」邁向「智慧高效」。課程中，講師以ChatGPT 及AI 助理工具為例，逐步示範如何從逐字稿自動去除贅字、優化句式、轉換為正式公文語體，再延伸至議程表與決議摘要等不同文件格式，讓同仁在操作中感受科技為行政流程帶來的精進與便利。
在實作練習的過程中，同仁們親自自訂會議內容，並嘗試讓AI生成摘要與後續追蹤清單。許多同仁驚訝於AI 在語意整理與格式統整上的精準程度，紛紛表示這樣的工具能大幅節省時間，減少重複性文書工作。講師同時提醒大家，AI雖能協助生成內容，但仍需人員以專業判斷與倫理為指引，確保文字真實、客觀且符合公務紀錄的嚴謹性。科技是輔助，而非取代；當智慧工具結合人文思維，才能發揮AI 最大的價值。課後的回饋問卷中，多數同仁認為課程內容實用且具啟發性，講師講解清晰，操作步驟簡單易懂，尤其對經常負責會議紀錄、文件撰寫及資料整理的同仁而言，這次學習讓工作更具效率，也增添了創新與專業的思維。
這場教育訓練不僅提升了校內同仁的數位能力，也呼應本校持續推動的永續校園願景。透過智慧化行政的導入，減少紙本使用，推動資料電子化與流程自動化，不僅節能減碳，也讓決策過程更透明高效。同時，本課程強化了跨單位的溝通合作，讓各部門在學習中交流、在實踐中成長，進一步凝聚團隊的向心力與信任感。透過這次的教育訓練課程，期許能培養具備人文關懷與科技素養的教育工作者，讓「智慧行政」成為本校永續發展的新里程碑。